Als Unternehmer mit Leib und Seele, Inhaber und/oder Geschäftsführer eines Unternehmens, haben sich eine Fülle von Informationsquellen gesammelt, um Aufträge zu generieren oder Trends und
Entwicklungen (auch lokal bedeutende) zu erfahren? Sie haben die Zukunftsplanung grob skizziert im Kopf?
Der Verlust dieser Informationen bedeutet im Extremfall den Totalschaden Ihres Unternehmens (und damit auch für ihre Zulieferer, Mitarbeiter, Familie,…).
Dokumentieren Sie!
Sie sollen – um Himmels willen – Ihre Kontakte nicht offen legen, dennoch empfiehlt es sich an geeigneter Stelle (Tresor, abgeschlossener Teil des Schreibtisches, in der Privatwohnung, et cetera) z.B. ganz altmodisch eine Kartei zu führen, auf der Sie zu Ihren Kontakten Nebeninformationen sammeln, die einem Nachfolger, der plötzlich übernehmen muss, die Arbeit deutlich erleichtern können. Der Vorteil gegenüber einer elektronischen Tabelle, die auf einem Datenträger dort liegt, ist, dass die meisten Menschen diese Tabelle relativ selten oder gar nicht aktualisieren, da er in Vergessenheit gerät. Darüber hinaus müssten diese Daten dann auch auf einem weiteren System – mehr oder weniger zugriffsfähig – abgelegt sein, um eine fortlaufende Liste zu führen.
Sollten Sie ein CRM System besitzen, so sollte dieses Ihnen ermöglichen, derartige zusätzliche Informationen auch dort passwortgeschützt und nur für Sie zugänglich abzulegen.
Nicht nur, wenn Sie sich für eine elektronische Datei/Dokumentation entscheiden, sollten Sie Ihr Passwort irgendwo ebenfalls dokumentieren. Bei Verwendung mehrerer Passworte bieten sich so
genannte Passwortsafes an, die allerdings mit einem Masterpasswort gesichert sind, welches sich irgendwo (Notar, privater Tresor,…) befindet oder eine Person Ihres Vertrauens kennt dieses.
Wie auch immer Sie dies handhaben: Geben Sie Ihrem Nachfolger eine Chance. Gerade, wenn Sie plötzlich aus dem Unternehmen scheiden ist es möglich, dass der freie Zugriff auf Ihre Kontakte und
zusätzliche Informationen die Weiterführung erst ermöglichen und Ihr Lebenswerk retten können.
Dokumentieren Sie auch Ihre Ideen!
Ihre Ideen sind das Lebenselixier Ihres Unternehmens. Im Geschäftsleben ist es häufig so, dass man Ideen entwickelt und diese bereits beginnt umzusetzen bevor andere Person eingeweiht werden oder
gar die Öffentlichkeit informiert wird.
Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Sie für Außenstehende nicht nur schlecht nachvollziehbare sondern sogar unsinnig erscheinende Änderungen im Unternehmen eingeleitet haben. Dabei wollten Sie
nur eine "geheime" Idee umzusetzen.
Wenn Sie Ihrer Idee vertrauen, sollten Sie dafür sorgen, dass diese auch weitergeführt werden kann. Das bedeutet, dass sie auch diese dokumentieren sollten.
Übergeben Sie ein lösbares Puzzle!
Es ist die Vielzahl kleiner, Ihnen mittlerweile vielleicht unbedeutend erscheinender, Informationen, die Ihr Unternehmen dynamisch hält und jeden Tag das operative Geschäft und Ihre
Entscheidungen vereinfacht.
Wenn Sie sich also dafür entscheiden, für den Fall der Fälle zu wappnen, sollten Sie sich diese Informationen bewusst machen und Sie an geeigneter Stelle niederlegen.
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Suchen Sie ein interessantes Tool, mit dem sie sicher und vollständig und darüber hinaus recht einfach und strukturiert dokumentieren können, ein Tool, das auch als Ideenspeicher sehr gute
Dienste leistet, dann schauen Sie sich doch das mal an:
http://www.vorgangstagebuch.de
(voor onze nederlandse lezers: http://www.procesdagboek.nl)
das Unternehmen KLUPEA GmbH aus Halle bietet damit genau ein solches Werkzeug. Wir finden es sehr interessant, da es haufenweise weitere Einsatzmöglichkeiten bietet – gerade für Menschen die oft
außer Haus sind…
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Denken Sie doch im Alltagsgeschäft mal daran, wie viele anderen verborgene Informationen Sie wirklich nutzen.
In diesem Sinne, einen schönen letzten Tag der Arbeitswoche
Ihr Stefan Mosig
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